در این ترفند قصد داریم به معرفی تعداد زیادی ترفند کوچک اما در عین حال کاربردی و هوشمند بپردازیم که هر یک در یکی از برنامه های مجموعه نرم افزاری آفیس همانند Word ، Powerpoint و ... کاربرد دارد. در صورتی که بسته نرم افزاری آفیس بر روی سیستم شما نصب است این ترفندهای را از دست ندهید چرا که واقعأ به کار شما خواهند آمد.

 

- جابجايی متن: Word97-2003

با ترفند زير به راه حلی راحت و سريع برای كپی و يا جابجايی قسمتی از متن دست خواهيد يافت: ابتدا متن و يا گرافيكی را كه تصميم به حركت آن داريد علامتگذاری كنيد. صفحه تصوير را با كمك حاشيه‌های آن كه در سمت راست و گوشه قابل حركتند. به قدری جابجا كنيد كه مكانی را كه می‌خواهيد عنصر مربوطه به آن اضافه شود كاملا در ديد قرار بگيرد. سپس برای جابجايی دكمه <Ctrl> و برای كپی كردن تركيب دكمه‌های <Ctrl>-<Shift> را كليك كرده و با دكمه راست موش بر روی مقصد كليك كنيد.
توجه: در هنگام تكان دادن ويا بالا و پايين بردن، اجازه تكان دادن نشانگر را نداريد، چرا كه كه بخش علامتگذاری شده از حالت انتخاب خارج خواهد شد.

Animations -: در پاورپوينت XP/2003

برای اينكه در يك Presentation پاورپوينت عناصر خاصی را نشان دهيد، برای مثال بخش های متنی را پس از شروع كار، ابتدا عنصر مربوطه را علامتگذاری كنيد. اگر حوزه انتخابی شما مربوط به چند عنصر می‌باشد، يكی پس از ديگری آنها را با فشار دكمه <ctrl> علامتگذاری كنيد.

پس از يكبار راست كليك كردن، گزينه Customize Animation و سپس Add Effect را برگزينيد. برای مثال می‌توانيد برای بخش Entry جلوه Approach را انتخاب كنيد.

اگر ظاهر شدن در هنگام معرفی را خواستاريد اما می‌خواهيد كه آنرا شخصا كنترل كنيد در گزينه Start گزينه as click را برگزينيد و اگر می‌خواهيد كه به صورت اتوماتيك جلوه مورد نظر ظاهر شود از گزينه With previous استفاده كنيد. اگر خواستار پديدار شدن دسته‌ای از جلوه‌ها يكی پس از ديگری می‌باشيد. باز گزينه Start را برگزينيد و سپس After Previous را انتخاب كنيد.

ترتيب ظاهر شدن جلوه‌ها را می‌توانيد در گزينه Change Order تغيير دهيد.

- ذخيره كردن پيوست نامه‌های الكترونيك: Outlook2000-2003

برای اينكه چند فايل موجود در پيوست يك نامه الكترونيك را ذخيره كنيد، احتياجی به فراخوانی تك‌تك آنها نداريد. برای اينكار نامه مورد نظر را باز كنيد و گزينه موجود در منو با نام File->Save Plants را برگزينيد. اكنون در بخشی شاهد اسامی تمامی فايل‌های پيوستی خواهيد بود. در حالت استاندارد، همه آنها علامتگذاری شده‌اند. با فشار دكمه <Ctrl> می‌توانيد هر كدام از فايل‌ها را كه نمی‌خواهيد ذخيره كنيد، از حالت علامتگذاری شده در آوريد.

- ارتباطات سلولی: اكسل 97-2003

شما می‌توانيد ارتباطات سلولی نسبی را پس از انجام كار در يك فرمول به ارتباطات سلولی كامل تبديل كنيد و برعكس. برای اينكار به سلول مورد نظر برويد و در سطری كه در حال تغييراتی در آن هستيد يك گزينه سلول و يا تمامی فرمول را علامتگذاری كنيد. با دكمه <f4> اكسل نوع ارتباطات سلول را عوض خواهد شد. مثلا a1 بنا به ترتيب تبديل به A$1، $A$1 و $A1 خواهد شد.

- انتخاب مكان: Word 2000-2003

قالب‌های اتوماتيك به سختی با موش در يك متن به مكان خاصی انتقال پيدا می‌‍‌كنند. بهترين راه اين ايست كه در حالی كه دكمه <Ctrl> را كليك كرده‌ايد با دكمه‌های جهت كار كنيد. با اين كار، گرافيك مورد نظر را به اندازه يك پيكسل جابجا می‌كنيد. بدون فشار دادن دكمه <Ctrl> قالب اتوماتيك را به خط بعدی انتقال خواهيد داد. فاصله ميان خطوط و يا بعضی اوقات قالب‌ها را در نوار ابزار در گزينه draw و زير گزينه reticule می‌توانيد تنظيم كنيد و يا تغيير دهيد.

- حذف ماكروهايی كه بصورت خودكار اجرا می‌شوند:

در (Excel/Word(2000-2003 می‌توانيد در هنگام باز كردن سندی از آفيس، روند يك Auto Open Macro ساخته شده با آن را بدون از كار انداختن تمامی macros‌ها از بين ببريد. برای اينكار طبقه امنيتی را در Word ‌و اكسل با كمك گزينه‌های Tools->Macro->Security به حد متوسط برسانيد. اكنون اگر در هنگام فراخوانی يك سند دكمه <shift> را فشار دهيد، ديگر روند Auto Open Macro انجام نخواهد گرفت.

- چاپ رنگی: OpenOffice.org

اگر هنگامی كه شروع به استفاده از يك پرينتر رنگی كرديد، به اين نتيجه رسيديد كه تمامی برنامه‌های كاربردی به صورت رنگی چاپ می‌كنند و فقط Openoffice.org نمی‌تواند رنگی چاپ كند، بهتر است كه گزينه Tools->Options->Print را كنترل كنيد. تحت گزينه گفته شده برنامه Openoffice.org امكان سياه سفيد كردن كامل عكس را قبل از چاپ می‌دهد. اين گزينه را بايد به كلی غيرفعال كنيد.

- رسيدن سريع به پوشه مورد نظر: آفيس 2003

در آفيس 97 تا ايكس‌پی گزينه‌های Open و Save as دارای زير گزينه‌ای به نام Tools می‌باشند. در اين بخش گزينه‌ای هم معنی با Add to Favorites به چشم می‌خورد. با انتخاب اين گزينه، پوشه انتخاب شده را به ليست Favoriteها اضافه می‌كنيد.

در قسمت چپ پنجره ايكون Favorites را می‌توانيد مشاهده كنيد. پس از يكبار كليك كردن بر روی اين آيكون ، ليستی از Favoriteهای شما برای انتخاب حاضر خواهند شد. در آفيس 2003 اين عملكرد وجود ندارد. به جای آن در گزينه Extras زير گزينه Add to My places به چشم خواهد خورد. با انتخاب اين زير گزينه پوشه مورد نظر را به نوار موجود در سمت چپ پنجره اضافه خواهيد كرد. برای اينكه تا حدودی به نحوه عملكرد معمولی و عادت كرده خود باز گرديد، می‌توانيد در اينجا پوشه favorite خود يعنی (userprofile%favorits%) را اضافه كنيد.

بايگانی فايل: Word 97-2003

اينكه نرم‌افزار Word چه پوشه‌ای را به صورت استاندارد در زمان استفاده از گزينه‌های File->Open يا File->Save نشان می‌دهد می‌توانيد شخصا تعيين كنيد تنظيمات مربوطه را می‌توانيد در Tools->Options->File locations->Documents بيابيد. اينكه فايل‌هايی را كه شخصا درست كرده و به صورت الگو در آورده‌ايد در كجا ثبت می‌شوند، نيز در همان بخش، قسمت User templates قابل مشاهده‌اند. نرم‌افزار Word هنگامی كه شما برای ذخيره نوع فايلی DOT را انتخاب كنيد از اين دايركتوری استفاده می‌كند.

توسط دكمه Modify در همان بخش می‌توانيد تنظيمات مربوطه را تغيير داده و تعيين كنيدكه برای مثال‌ فايل‌های DOT و DOC در كجا ذخيره شوند.

بستن همه: اكسل

اگر به برنامه اكسل پايان نبخشيده‌ايد، اما می‌خواهيد كه تمامی پوشه‌های كاری باز، بسته شوند. دكمه <shift> را فشار داده و گزينه File را از منو برگزينيد به جای گزينه Close كه معمولا در منو وجود دارد اكنون گزينه Close all به چشم می‌خورد. در مورد فايل‌هايی كه هنوز آنها را ذخيره‌ نكرده‌ايد، از شما دوباره سوال خواهد شد.

تكميل تقويم: اكسل 97-2003

اگر می‌خواهيد كه از عنصر هادی تقويم در اكسل بدون اكسس استفاده می توانيد نسخه 9.0 آنرا از آدرس زير داون‌لود كنيد:

http://download.microsoft.com/download/access97/sample/1/win98/en-us/actxsamp.exe

حجم اين فايل 1.8 مگابايت می‌باشد.

اين برنامه در تمامی نسخه‌های اكسل از 97 تا 2003 كار می‌كند. فايل‌ها را در دايركتوری مورد نظر از حالت فشرده خارج كرده و اگر از اكسل 97 استفاده می‌كنيد، فايل MScal.OCX را در دايركتوری C:WindowsSystem32 كپی كنيد.

برای اكسل 2003 و 2000 و يا ايكس‌پی بايد آنرا به دايركتوری آفيس مثلا در C:programsMicrosoftofficeoffice برده و سپس فايل را توسط Start->Run با دستور Regsvr32mscal.OCX ثبت كنيد.

سپس می‌توانيد عمليات فعال‌سازی تقويم را شروع كنيد. پس از اينكه عنصر تقويم را اضافه كرديد می‌توانيد در پنجره خصوصيات مربوط به Visual-Basic-Editors كه با دكمه <F4> نيز فعال می‌شود، برای خصوصيات Month length و Day length گزينه System يا (System(middle را بر گزينيد در اين صورت در تقويم اسامی روزها و ماه‌ها به زبان ديگری نيز نشان داده خواهد شد.

محاسبات بدون فرمول: اكسل

اگر پس از انجام كارتان متوجه شديد كه بايد تمامی اعداد يك ستون و يا يك محدوده را 3 درصد افزايش دهيد و يا از همه اعداد ارزش ثابتی را كم كنيد، دو راه خواهيد داشت:

بيشتر كاربران اكسل از يك ستون كمكی با فرمول حدودی AA*1,03= استفاده می‌كنند كه بعد از آوردن ستون به اندازه مورد نياز آن را به طرف پايين خواهند كشيد. برای جايگزينی ارزش‌های كاملا عددی در فرمول بايد ستون گفته شده پس از آوردنش كپی شده و توسط گزينه‌های Edit->Paste Special->Values بنا به ارزش عددی مورد نظر كمتر شود. پس از انجام كار اجازه داريد كه ستون خروجی را پاك كنيد و اما راهی ساده‌تر:

در يك سلول خالی ارزش 1,03 را وارد كنيد، با دكمه‌های <Ctrl>-<C> آن را كپی كنيد، ستون مورد نظر را علامتگذاری كرده و سپس گزينه‌های Edit->Paste Special->Multiply را برگزينيد.

سلول كمكی با ارزش 1,03 را می‌توانيد پس از انجام كار پاك كنيد.

- تناسب دادن نمای روز: Outlook 2003

در تقويم Outlook به راحتی توسط دكمه‌های موجود می‌توانيد صفحات را ميان نمای هفته‌های كاری، ماه‌ها و هفته‌ها عوض كنيد اما مسئله‌ای كه كسی زياد به آن آشنايی ندارد، اينست كه توسط دكمه‌های تركيبی به راحتی می‌توانيد نمايی از 1 تا 10 روز را به نمايش بگذاريد. برای اينكار در يكی از نماهای موجود اولين روز مورد نظر را علامتگذاری كنيد، سپس دكمه <ALT> را با عددی ميان يك تا ده فشار دهيد . در اين ميان دكمه <O> برای عدد ده می‌باشد. از دكمه‌های اعداد معمولی در كيبورد استفاده كنيد.

- مديريتی سريعتر: PowerPoint 97-2003

در زمان يك معرفی ( Tarfandestan ) برای نشان دادن فويل قبلر از <Cursor left> و برای فويل بعدی از <Cursor Right> استفاده می‌شود. اگر شماره فويل را وارد كرده و دكمه <Return> را بزنيد، مستقيما به صفحه مورد نظر خواهد رفت از نسخه 2000 به بعد نيز اگر دكمه راست و چپ موش را چند ثانيه با هم در حالت كليك نگه داريد. به صفحه شماره يك باز خواهيد گشت.

- كوچكتر كردن Data File: در Outlook 2000-2003

برای كوچك كردن فايل‌هايی از Outlook مانند Outlook.PST يا Archive.PST گزينه‌های File->Data file Management را در Outlook ايكس‌پی و 2003 برگزينيد. فايل مورد نظر را علامتگذاری كرده و سپس Setting را بر گزينيد. در قسمت باز شده گزينه Compress now را برگزينيد در Outlook 2000 گزينه‌های View->File lists را انتخاب كرده و با دكمه راست موش گزينه Outlook Today «پوشه شخصی» را كليك كنيد. سپس Properties را برگزيده و در بخش General گزينه Advanced را كليك كنيد. در آخر گزينه Compress now را برگزينيد.

- كنترل علامتگذاری‌ها: اكسل 97-2003

هنگامی كه محدوده بزرگی از يك جدول را علامتگذاری كرده‌ايد، مشكل خواهد بود كه همه آن را كنترل كنيد. در اينجا تركيب دكمه‌ها به شما كمك می‌كنند:

كليك كردن پشت سرهم <ctrl>-<shift>-<#>i> به شما در جهت حركت عقربه‌های ساعت هر چهارگوشه مكان علامتگذاری شده را نشان خواهد داد.

- مقايسه صفحات جدول: اكسل 97- 2003

اگر دو صفحه حدودا يكسان و مشابه به هم در اختيار داريد و می‌خواهيد كنترل كنيد كه كدام يك از سلول‌ها در يك پوشه‌ كاری با هم تفاوت دارند،اينگونه عمل كنيد: در پوشه انتخابی ابتدا يك سوم صفحه جدول را انتخاب كنيد و يا تشكيل دهيد و در سلول A1 فرمول زير را نوشته و با دكمه <Return> آنرا تاييد كنيد:

If(Identical(<page1>!A1,<page2>!A1);'''';****)i=

سپس سلول را علامتگذاری كرده و در گوشه پايينی سمت راست بخش علامتگذاری شده كليك كنيد و در حالی كه دكمه موش را در حالت كليك نگه داشته‌ايد گوشه سلول را تا تمام سلول‌هايی كه می‌خواهيد كنترل شوند، بكشيد. روند را از راه كشيدن ستون پر شده به سمت راست و بر روی تمامی ستون‌ها كه می‌خواهيد كنترل كنيد، تكرار كنيد. تمامی سلول‌هايی كه گزينه ,,,*** برای آنها در نظر گرفته می‌شود، در هر دو صفحه جدول با هم تفاوت دارند.

- دو Hotkey برای يك كار: اكسل 97- 2003

اكسل دارای يك Hotkey تشريح نشده است هنگامی كه دكمه‌های <CTRL>-<<>>i> را فشار دهيد نرم‌افزار ارزش با فرمول يا قالب سلول بالايی را به سلولی كه درون آن هستيد منتقل می‌كند. البته اگر سلول بالايی را انتخاب كرده و سپس با موش به طرف پايين بكشيد هم باز همن نتيجه را بدست خواهيد آورد. جايگزين اين عمل تركيب دكمه‌های <CTRL>-<C> و <CTRL>-<V> نيز می‌باشد. اما تركيب دكمه اولي سريعتر است.

- چاپ Hotkeys: در Powerpoint ايكس‌پی و 2003

اگر می‌خواهيد ليستی از تمامی دكمه‌های تركيبی نرم‌افزار بر روی برگه داشته باشيد، توسط <F1> بخش كمك PowerPoint را فراخوانی كنيد. اگر Help.Wizard شروع به كار كرد، گزينه Options را برگزيده و گزينه زير را غيرفعال كنيد: Use Office-Wizard

تاييد كرد و سپس دوباره دكمه <F1> را فشاردهيد. در پاورپوينت ايكس‌پی در بخش Contents ستون Microsoft PowerPoint - Help و سپس Microsoft PowerPoint-entry Helps و در آخر keyboard shortcuts را برگزينيد. در نسخه 2003 بخش table of contents و ستون‌هاي start and setting و entry helps و keyboard shortcuts را فراخونی كنيد. در اين قسمت سه سند وجود دارد برای چاپ آن ابتدا اولی را علامتگذاری كرده و در قسمت راست پنجره گزينه Display all را برگزينيد تا تمامی زير ستون‌ها بسته شوند. سپس تركيب دكمه‌های <Ctrl>-<P> را فشار دهيد. اين كار را برای هر سه سند انجام دهيد.

- Forward كردن چند ميل: Outlook XP, 2003

برای اينكه چند خبر را به يك دريافت كننده Forward كنيم، احتياج به باز كردن هر كدام از آنها و انتخاب هر باره دريافت كننده نداريم برای اينكار ابتدا در Inbox تمامی ميلها را علامت می‌زنيم به محض انتخاب Forward ميلی باز خواهد شد كه خبرهای علامت زده شده را به عنوان پيوست به همراه خواهد داشت. دريافت كننده را انتخاب كرده و به حالت هميشگی ميل را می‌فرستيم.

- گرافيك در زمينه: Word 2000-20043

می‌خواهيد به سندی در Word يك زمينه اضافه كنيد تا زيباتر به نظر برسد گزينه‌های Insert->Picture->Autoshapes را برگزينيد. در نوار ابزار پديد آمده فرم مورد نظر را انتخاب كنيد. مثلا Start and Banners نشانگر موش تبديل به يك ضربدر می‌شود و شما می‌توانيد گرافيك مورد نظر را در سند وارد كنيد و يا آنرا جابجا كنيد. در نسخه Word 2000 از منو گزينه Autoshape formatting را انتخاب كنيد. در نسخه‌های 2003 يا 2002(ايكس‌پی) قسمت گرافيكی در يك بخش نقاشی وجود دارد. در اينجا از منو گزينه sign area را برگزينيد گزينه‌های مورد نظر و قابل دسترس در نسخه‌های مختلف كمی متفاوت اما در بخش خصوصيات گرافيك موارد كرده همه گزينه‌ها يكسانند.

در بخش layout گزينه Send Behind Text را انتخاب كنيد. در صورتی كه اين گزينه در آنجا نبود روی گرافيك دكمه راست موش را كليك كرده و گزينه‌های Order و Send Behind text را برگزينيد. در بخش Colors and Lines می‌توانيد رنگ گرافيك را انتخاب كنيد. در آخر گزينه OK رافشار دهيد و گرافيك را به نقطه مورد نظر خود انتقال دهيد.

- بهترين پهنا برای يك ستون: اكسل 97- 2003

در حالی كه اعداد كم در پهنای ستون جای می‌گيرند، هنگامی كه كمی به اعداد اضافه شد يا علاماتی مانند (###) و يا فرمول‌های جمع و ضرب لزوم جايگيری در ستون را پيدا كردند. ديگر دلواپسی‌ها و آزمايشات شروع می‌شوند.با كمك رمز بندی برای ستون‌ها می‌توانيد از آزمايشات صرفنظر كنيد. با دوبار كليك كردن بر روی يك خط صفحه‌ای با نام مرزبندی ستونی باز خواهد شد كه به شما اجازه تنظيم اتوماتيك پنهای يك ستون را خواهد داد. برای مثال اگر می‌خواهيد كه ستون C را تناسب دهيد. بايد در مرزبندی ستونی خط بين C و D دست به تغيير و تنظيم بزنيد.

- رسيدن سريع به مرزها: اكسل 97-2003

می‌خواهيد هنگامی كه با جداول بزرگ كار می‌كنيد، به سرعت دستيابی به گوشه‌های يك صفحه كاری پيدا كنيد. نوارهای حركتی افقی و عمودی صفحه به شما مكان مورد نظر را در جدول نشان می‌دهند. اگر نمی‌خواهيد كه هر بار توسط كليك كردن موش با نوارهای حركتی كار كنيد، دكمه <shift> را نگه داشته و قسمت علامتگذاری شده در نوارهای حركتی افقی يا عمودی را به حركت در آورده و بكشيد بدين وسيله به سرعت به هدف خود خواهيد رسيد.

ارسال ایمیل صوتی از طریق نرم افزار Outlook

یکی از توانمندی هایی که نرم افزار Microsoft Outlook برخوردار است و اکثر کاربران از آن بی خبرند ، قابلیت ارسال ایمیل صوتی یا Voice Mail است. با استفاده از این روش شما میتوانید یک پیغام صوتی را ظبط کرده و برای فرد مقابل ارسال کنید. سپس او میتواند پیغام شما را به شکل صوتی دریافت کند.

برای این کار:
ابتدا نیاز است تا پیغام صوتی خود را ضبط کنید. بدین منظور میتوانید از Recorder خود ویندوز استفاده کنید. از منوی Start وارد All Programs شده ، سپس از شاخه Accessories و سپس Entertainment بر روی Sound Recorder کلیک کنید. اکنون از طریق میکروفون پیام خود را بخوانید و توسط برنامه ضبط و ذخیره سازی کنید. حجم فایل صوتی کم خواهد بود.
اکنون نرم افزار Outlook را اجرا کنید.
وارد صفحه مربوط به ارسال ایمیل شوید. اکنون از نوار بالا و منوی Insert روی قسمت File کلیک کنید. حالا فایل صوتی خود را انتخاب کنید و روی دکمه Insert کلیک کنید.
حال میتوانید متن نامه را نیز وارد کرده و ایمیل را ارسال کنید.

اکنون پیام شما همراه فایل صوتی به شکل Voice Mail برای فرد مورد نظر ارسال میشود. در صورتی که خود فرد دریافت کننده نیز از برنامه Outlook و امثالهم استفاده کند به محض مشاهده ایمیل میتواند پیغام صوتی را بشوند. در غیر این صورت پیغام صوتی به شکل یک فایل پیوست برای فرد مورد نظر قابل دریافت است.

 

ترفند کاربردی در نرم افزار Word

قصد داریم تا هم اکنون 7 ترفند ساده اما کاربردی در نرم افزار Word را به شما معرفی کنیم. با بکار بستن اين ترفندها در کار خود با نرم افزار Word سرعت بخشيد و همچنین خود را حرفه ای تر نشان دهید.

1- با فشردن کليد Shift + F5 مي‌توانيد به قسمتي از متن که بتازگي تغييري در آن ايجاد کرده ايد برويد. فشردن مجدد اين کليدها شما را به قسمت‌هاي تغيير يافته قبلي متن مي‌برد.

2- اگر فرمت قسمتي از متن را تغيير داده ايد، مثلا رنگ يا نوع فونت آن را عوض کرده ايد و حالا مي‌خواهيد به همان وضعيت پيش فرض Word برگردانيد، مي‌توانيد آن بخش از متن را انتخاب و کليدهاي CTRL + SPACEBAR را فشار دهيد.

3- وقتي مي‌خواهيد بخشي از متن را انتخاب نمائيد، مي‌توانيد کلمه ALT را پائين نگه داريد و با ماوس DRAG کنيد. اين کار باعث مي شود عمل انتخاب به صورت مستطيل شکل انجام شود و سرعت شما به طرز چشمگيري افزايش يابد.

4- وقتي در حال تايپ کردن يک متن انگليسي هستيد و به دنبال مترادف يک کلمه خاص مي گرديد، کافيست نشانگر را در کنار و يا در زير کلمه مربوطه ببريد و کليدهاي Shift + F7 را فشار دهيد. با اين کار فهرستي از کلمات مترادف آن کلمه خاص نمايش داده مي‌شود.

5- در پنجره Print Preview شما مي‌توانيد پيش از پرينت گرفتن ، پيش نمايشي از فايل خود را ببينيد. براي انجام تغييرات در همين صفحه، کافيست روي آيکون Magnifier کليک نمائيد تا اجازه تصحيح در متن به شما داده شود.

6- اگر مي‌خواهيد همزمان دو بخش مختلف از يک Document را ببينيد، مي‌توانيد فايل مربوطه را در نرم افزار Word باز کرده، ماوس را بالاي فلش موجود در بالاي نوار لغزان نگه داريد تا نشانگر ماوس به شکل دو خط موازي با دو فلش در بالا و پائين آن درآيد. آنگاه کليک کرده و بدون رها کردن ماوس آن را به سمت پائين بکشيد. حال صفحه به دو قسمت تقسيم مي‌شود که در هر دو بخش همان فايل نمايش داده مي‌شود و همزمان مي‌توانيد دو بخش مختلف فايل را ببينيد و ويرايش کنيد.

7- فرض کنيد يک فايل طولاني داريد و پيدا کردن مطالب برايتان دشوار، کافيست گزينه Document Map را از منوي View انتخاب کنيد تا فهرستي از عناوين Document شما را نشان دهد. حال با کليک بر هر عنوان به آن قسمت از فايل خود پرش مي‌کنيد.

کلیه کلیدهای میانبر موجود در آفیس

یکی از نشانه های کاربران حرفه ای عملکرد سریع آنها توسط کلیدهای میانبر است. میتوان گفت تمامی نرم افزارها این کلیدهای میانبر را برای سهولت کار کاربران دارا هستند. در این ترفند قصد داریم به معرفی تمامی کلیدهای میانبر موجود در بسته نرم افزاری آفیس برای برنامه های Excel , PowerPoint , Word و ... و همچنین نحوه عملکرد هر یک بپردازیم. اگر قصد دارید در زمان خود صرفه جویی کنید این کلیدها را به خاطر بسپرید.

کلیدهای عمومی
ايجاد يك سند جديد Ctrl+N
فراخواني يك سند متفاوت Ctrl+O
حركت ميان سندهاي باز Ctrl+F6
ذخيره سازي يك سند Ctrl+S
چاپ يك سند Ctrl+P
بستن يك سند Ctrl+W

كليدهاي ميانبر حركت در سند
يك كلمه جهت نماي راست +Ctrl و جهت نماي چپ +Ctrl
يك پاراگراف جهت نماي بالا +Ctrl و جهت نماي پايين +Ctrl
يك صفحه كامل به بالا Page up
يك صفحه كامل به پايين Page down
ابتداي سطر Home
انتهاي سطر End
ابتداي يك سند Ctrl+Home
انتهاي يك سند Ctrl+End
يك سطر بالا كليد جهت نماي بالا
يك سطر پايين كليد جهت نماي پايين
يك كاراكتر به سمت راست يا چپ كليدجهت نماي راست يا چپ
حذف كلمه يا عبارتي در سمت راست (بعد)مكان نما Ctrl+Del
حذف كلمه يا عبارتي در سمت راست (قبل)مكان نما Ctrl+Backspace
حركت مكان نما به بالاي صفحه نمايش Ctrl+Page up
حركت مكان نما به پايين صفحه نمايش Ctrl+Page down

كليد هاي ميانبر كار با متن
انتخاب كاراكتر سمت راستي اشاره گر كليدجهت نماي راست+Shift
انتخاب كاراكتر سمت چپي اشاره گر كليدجهت نماي چپ+Shift
انتخاب يك واژه كليدجهت نماي راست+Shift+‍Ctrl
انتخاب يك سطر Shift+End
انتخاب يك پاراگراف كليد جهت نماي پايين+Shift+‍Ctrl
اتنخاب تمام سند A+‍Ctrl
رفتن به يك صفحه مشخص G+‍Ctrl

كليد هاي ميانبر ويرايش متن
حذف كاراكتر قبلي اشاره گر Backspace
حذف كاراكتر كه اشاره گر روي ان قرار دارد يا متني كه انتخاب شده است Delete
حذف واژه قبلي اشاره گر Ctrl+ Backspace
حذف كاراكتر بعدي اشاره گر Ctrl+Delet
کپی و حذف متن انتخاب شده Ctrl+X
كپي گرفتن از متن انتخاب شده Ctrl+C
الصاق متن كپي شده Ctrl+V
بررسي املايي يك سند F7
يافتن متن در سند Ctrl+F
جايگزيني متن در سند Ctrl+H
عملUndo Ctrl+Z
عمل Redo Ctrl+Y
پايان سطر و انتقال به سطر بعدي Enter
حركت به سمت پايين در Tab Outline
درج تورفتگي سطر اول پاراگراف يا پرش به ايستگاههاي پرشي Tab
حذف يا افزودن سطر جاري Ctrl+0

كليدهاي ميان بر قالب بندي متن
تغيير قلم F+Shift+‍Ctrl
تغيير اندازه قلم P+Shift+‍Ctrl
پررنگ كردن قلم B+‍Ctrl
ايتاليك كردن قلم I+‍Ctrl
زير خط دار كردن قلم U+‍Ctrl
دو زير خط دار كردن قلم D+Shift+‍Ctrl
حذف قالب بندي كاراكتر Space Bar+‍Ctrl
فضاي خطوط تنها پاراگراف 1+‍Ctrl
فضاي دو برابر خطوط پاراگراف 2+‍Ctrl
فضاي 5/1 برابر خطوط پاراگراف 5+‍Ctrl
تراز بندي وسط پاراگراف E+‍Ctrl
تراز بندي چپ پاراگراف L+‍Ctrl
تراز بندي راست پاراگراف R+‍Ctrl
تراز بندي از دو طرف پاراگراف J+‍Ctrl
برجسته كردن پاراگراف از چپ M+‍Ctrl
برجسته كردن پاراگراف ازراست M+shift+‍Ctrl
حذف قالب بندي پاراگراف Q+‍Ctrl
به روز رساني فيلدها F9
تغيير روش نمايش فيلد منتخب Shift+F9
تغيير روش تمام فيلدهاي سند Alt+F9
كاهش يا افزايش اندازه قلم به اندازه يك رقم [+Ctrlا]
تغيير اندازه قلم به اندازه پيش فرض قبلي يا بعدي <+Ctrl+Shiftا>
تبديل حروف عادي به حالت دو زير خط و برعكس D+Shift+‍Ctrl
تبديل حروف عادي به انديس دار پايين و برعكس =+Ctrl
تبديل حروف عادي به انديس دار بالا و برعكس =+Ctrl+Shift
تبديل ابتداي كلمات به حروف كوچك يا بزرگ AK+shift+‍Ctrl
تغيير قلم جاري F+Shift+‍Ctrl
تغيير قلم جاري F+Shift+‍Ctrl
تغيير اندازه قلم جاري F3+Shift
ايجاد تو رفتگي از سطر بعدي P+Shift+‍Ctrl
حذف تو رفتگي سطر بعدي +T‍Ctrl
حذف تو رفتگي سطر دوم T+Shift+‍Ctrl
انتخاب همه سند A+‍Ctrl
درج يك شكستگي سطري Enter+Shift
انتقال به سطر يا صفحه بعدي Ctrl+Enter
اشكار يا پنهان نمودن علايم H+Shift+‍Ctrl

كليدهاي ميان بر صدا
خاموش/روشن نمودن ميكروفن Winkey+V
انتقال بين دو حالت ديكته و فرمان صوتي Winkey+T
فعال كردن حالت تصحيح Winkey+C

كليدهاي ميان بر منوها
فعال شدن اولين عنوان نوار منو ALT
فعال شدن منوی Alt + F File
فعال شدن منوی Alt + E Edit
فعال شدن منوی Alt + V View
فعال شدن منوی Alt + I Insert
فعال شدن منوی Alt + O Format
فعال شدن منوی Alt + T Tools
فعال شدن منوی Alt + A Table
فعال شدن منوی Alt + W Windows
فعال شدن منوی Alt + H Help

گذاشتن پسورد بر روی پرونده های آفیس

ممکن است این سوال برای شما نیز پیش آمده باشد که آیا امکان قرار دادن پسورد بر روی پرونده های مختلف آفیس وجود دارد؟ پاسخ مثبت است. با استفاده از ترفندی که هم اکنون به شما معرفی خواهید کرد ، میتوانید با استفاده از قابلیتهای نسخه جدید آفیس بر روی پرونده های ساخته شده توسط نرم افزارهای Word ، Excel و PowerPoint پسورد بگذارید ، به طوری که مشاهده این پرونده ها تنها با وارد کردن پسورد صحیح امکان پذیر باشد.


بدین منظور:
یکی از برنامه های Word ، Excel و یا PowerPoint را اجرا نمایید.
از منوی Tools بر روی Options کلیک کنید.
اکنون به تب Security بروید.
در این قسمت دو فیلد را مشاهده میکنید. یکی قسمت Password to open و دیگری Password to modify میباشد.
کاربرد قسمت Password to open بدین شکل است که با وارد کردن پسورد در این بخش و ذخیره آن ، با هر بار باز کردن فایل محافظت شده ، از شما پسورد خواسته میشود و تا زمانی که پسورد را وارد نکنید امکان هیچ کاری را نخواهید داشت.
اما عملکرد بخش Password to modify بدین شکل است که پس از ذخیره پسورد در فایل ، بعد از اجرا نمودن فایل گزینه ای به نام Read Only در اختیار کاربر قرار میگیرد که با استفاده از میتوان تنها فایل را مشاهده کرد و در صورت تغییر به شکل جدا آن را ذخیره نمود. در نتیجه فایل هیچ تغییری نمی پذیرد.

دقت کنید پس از انتخاب پسورد و زدن دکمه OK نیاز به وارد کردن مجدد پسورد میباشد.
در صورتی هم که هر دو قسمت توسط شما پسورد گذاری شود ، هنگام باز کردن فایل دوبار از شما پسورد خواسته میشود.
نیازی به انتخاب دو پسورد یکسان برای دو قسمت وجود ندارد.
لازم به ذکر است در انتخاب پسورد دقت کافی به خرج دهید ، اگر دو پسورد میگذارید این دو پسورد را حتما به خاطر بسپرید چرا که غیر قابل بازیابی نیست (مگر در موارد خاص توسط نرم افزارهای مخصوص) .

3 ترفند بسیار کاربردی در نرم افزار Excel

مطمئنأ شما نیز پس از نصب بسته نرم افزاری آفیس ، با نرم افزار Microsoft Office Excel برخورد داشته اید. اکسل نرم افزاری قدرتمند براي محاسبه ، مديريت و تحليل داده ها مي باشد. بسیاری از کاربران عملیات آماری و اعدادی خود را با این نرم افزار انجام میدهند. اکنون قصد داریم به معرفی 3 ترفند بسیار کاربردی در اکسل بپردازیم. این ترفندها عبارتند از "کشیدن چارت در چند ثانیه" ، "کپی کردن Chart Formats" و "لینک کردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول". یقینأ استفاده از این ترفند میتواند کار با اکسل را برای شما آسان تر و بهینه تر نماید.


كشيدن چارت در اكسل در چند ثانیه
در واقع در دو مرحله بسيار ساده شما ميتوانيد به سرعت يك چارت در اكسل بكشيد:
1- يك سلول را در ميان جدولي كه ميخواهيد اطلاعات آن به شكل چارت رسم شود انتخاب كنيد.
2- كليد F11 را فشار دهيد.
چارت شما آماده است ! اكسل چارت شما را در يك Chart Sheet جديد ايجاد ميكند. شما ميتوانيد ساير تنظيمات را طبق روش معمول انجام دهيد.

كپي كردن Chart Formats در اكسل
همانگونه كه ميدانيد تنظيمات مربوط به فرمت چارتها در اكسل بسيار وقت گير و گاه كسل كننده است. آيا تا به حال چارتي را در اكسل ايجاد كرده ايد كه به نظرتان فرمت مناسب و ايده آلي داشته باشد و دوست داشته باشيد ساير چارتهايي كه ايجاد ميكنيد يا قبلا كشيده ايد همين فرمت را داشته باشند؟ در اين ترفند روش بسيار ساده اي را براي كپي كردن Chart Formats حتي بين فايلهاي مختلف معرفی خواهیم کرد.
1- چارتي كه فرمت دلخواهتان را دارد انتخاب (select) كنيد.
2- با فشردن دو كليد ctrl+C چارت را كپي كنيد.
3- چارت مقصد كه ميخواهيد فرمت آن را تغيير دهيد را انتخاب (select) كنيد.
4- از منوي edit بالاي صفحه گزينه Paste Special را انتخاب كنيد.
5- در پنجره ظاهر شده گزينه Formats را انتخاب كرده و Ok كنيد. به همين سادگي كليه فرمتهاي چارت شما كپي شد.

لینک کردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول در اکسل
آيا تا به حال به مرتبط كردن يك text box يا يك AutoShape به يك سلول نياز پيدا كرده ايد؟  با اين ترفند شما مي توانيد اطلاعات يك سلول را به يك text box يا يك AutoShape بصورت لينك منتقل كنيد.
1- اولا يك text box يا يك AutoShape رسم كنيد.
2- حالا text box يا AutoShape ايجاد شده را انتخاب (select) كنيد.
3- روي formula bar (نوار بالاي صفحه كه فرمولها در آن نمايش داده ميشوند) كليك كنيد و علامت = را تايپ كنيد.
4- حال بر روي سلول مورد نظرتان كليك كنيد و كليد enter را فشار دهيد. همانطور كه مشاهده مي كنيد اطلاعات سلول مور نظرتان به text box يا AutoShape بصورت لينك منتقل شده است. حالا ميتوانيد از روشهاي معمول format دلخواهتان را به text box يا AutoShape بدهيد. 

عبارات پرکاربرد خود را ساده تر در Word وارد کنید

ممکن است این مسئله برای شما نیز پیش آمده باشد که در نرم افزار Microsoft Word مشغول تایپ متنی باشید و در داخل این متن عبارت یا عباراتی وجود داشته باشد که ممکن است چندین و چند بار تکرار شده باشد. کافی است این عبارت اندکی بزرگ و پیچیده باشد تا کار شما مشکل تر شود. در این ترفند قصد داریم راهی بسیار کاربردی را به شما معرفی کنیم که با استفاده از آن میتوانید هنگام تایپ یک متن در Word کلمات مورد نظر را طوری تعیین کنید که دیگر نیازی به تایپ مجدد هر یک نداشته باشید. در صورتی که با Word زیاد سر و کار دارید این ترفند را به شما پیشنهاد میکنیم.

برای این کار:
نرم افزار Microsoft Word را اجرا نمایید.
از منوی Insert بر روی AutoText کلیک کنید.
در پنجره باز شده عبارت مورد نظر خود را وارد نمایید سپس دکمه Add را بزنید.
اکنون این کار را با تک تک عبارت مورد نظر انجام دهید و پس از پایان کار دکمه OK را انتخاب کنید.
حالا کافی است در یکی از صفحات باز Word ، کلمه مورد نظر خود را وارد نمایید تا پس از تایپ چند حرف آن در کادر زرد رنگ کلمه پیشنهادی را ببینید و با زدن دکمه Enter کلمه را کاملأ وارد Word نمایید.

در پایان دقت کنید:
این ترفند روی تمامی ورژنهای Microsoft Word عملی است.
برای وارد کردن عبارات از کلمات فارسی نیز میتوانید استفاده کنید.

تولدهای دوستانتان را با Outlook به خاطر بسپارید

یکی از قابلیتهای جالب نرم افزار Microsoft Outlook که اکثر افراد از آن بی خبرند قابلیت یادآوری روز تولد دوستان و آشنایان شماست. کافی است که تاریخ تولد افراد مختلف را در برنامه ثبت کنید تا در روز مقرر ، Outlook شما را باخبر کند.

ابتدا دقت کنید که برای اجرای این ترفند نیاز به Microsoft Outlook پس از نصب بسته نرم افزاری آفیس دارید.

برای صورت دادن ترفند:
نرم افزار Microsoft Outlook را اجرا کنید.
از منوی File و قسمت New روی Contact کلیک کنید.
در پنجره باز شده میتوانید اطلاعات دوست خود را وارد کنید.
پس از وارد کردن اطلاعات به تب Details بروید. در جلوی عبارت Birthday تاریخ تولد دوست خود را از روی تقویم پیدا کرده و انتخاب کنید.
اکنون Save and Close را زده و از این قسمت خارج شوید.

با این کار به طور پیش فرض ، Outlook شما را در 15 دقیقه قبل از تولد دوستتان با خبر میکند. این زمان طبعأ اصلأ به شما کمکی نمیکند.
برای تغییر دادن این مدت زمان پیش از تولد ، میبایست از طریق تقویم موجود در برنامه به تاریخ تولد دوستتان بروید. خواهید دید که تولد دوستتان مشخص است.
روی آن دوبار کلیک کنید ، در قسمت Help که باز میشود روی Open the series کلیک کنید.
اکنون پنجره ای باز میشود که در قسمت Reminder شما میتوانید مدت زمانی که Outlook شما را پیش از تولد دوستتان با خبر میکند را تنظیم کنید.
با Save and close میتوانید این بخش را نیز تنظیم کنید.

ساخت آلبوم عکس به وسیله Microsoft Powerpoint

بسیاری از کاربران نرم افزار Microsoft Powerpint آفیس را تنها یک برنامه مفید برای ساخت اسلایدها و استفاده از آن در همایشها میدانند. اما کارهای فراوان دیگری نیز این نرم افزار بر می آید. نمونه آن ساخت آلبوم های عکس به شکل کاملا پیشرفته میباشد. این ترفند روی ورژنهای مختلف آفیس از 2000 به بالا قابل اجراست.

برای این کار:
ابتدا نرم افزار Powerpoint را اجرا کنید.
حالا از منوی Insert و در قسمت Picture گزينه New Photo Album را انتخاب نماييد.
در پنجره باز شده روي دکمه File/Disk کليک کرده و عکسهاي خود را از داخل هارد انتخاب و با فشردن دکمه Insert آنها را اضافه کنيد. سپس در همان پنجره در قسمت Album Layout با استفاده از انتخاب گزينه ها ، حالت نمايش عکسها را مشخص نماييد. مثلا تعداد عکسها در يک صفحه ، کادر هر عکس و ساير ويژه گي هاي قرارگيري عکسها در آلبوم را مي توان تنظيم کرد.
در پايان براي ايجاد آلبوم بروي دکمه Create کليک کنيد تا آلبوم مورد نظرتان ساخته شود.
اگر هم خواستيد اين آلبوم را تغيير دهيد از منوي Format گزينه Format Photo Album را انتخاب و ويرايش لازم را به عمل آوريد.
اين ترفند بيشتر براي آنهايي که ميخواهند در سايت خود آلبوم عکس قرار دهند کاربرد دارد.